GGZ Noord-Holland-Noord

Op weg naar de ultiem digitaal werkende GGZ-organisatie!

 “Op weg naar de ultiem digitaal werkende GGZ-organisatie in Nederland” meldt de e-mail signature van Rob de Ruiter, Directeur I&A van GGZ Noord-Holland-Noord. De boodschap is duidelijk. GGZ Noord- Holland-Noord is ambitieus en brengt dit graag naar buiten. Maar wordt deze ambi¬tie ook vanuit de organisatie zelf gedragen? “Van hoog tot laag in de organisatie, iedereen is digitaal bezig”. vertelt Mark Heijnen “De komende drie jaar vindt er bijvoorbeeld een behoorlijke impuls plaats in de zorgverlening door e-health toepassingen en domotica. De helft van onze behandelingen kan dan via internet of ict-ondersteund worden aangebo¬den. Maar ook de interne organisatie blijft niet achter. Uiteraard is de klant het belangrijkst, maar als we zelf niet aan kennisdeling doen, heb je daar een missing link”.

Elektronisch Patiënten Dossier

De reis naar de digitaal werkende GGZ-organisatie is nog lang, maar GGZ Noord- Holland-Noord is hard op weg. “Ons Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) is bijvoorbeeld één van de meest uitgebreide in GGZ land. In de toekomst willen we dat alle patiënten voor, tijdens en na een behandeling vragenlijsten kunnen invullen (Routine Out¬come Monitoring), waarvan de uitkomsten weer gekoppeld worden met het EPD. Zo wordt informatie snel en overal toegankelijk. En dat is het mooie van webtechnologie, dat moet je benutten.”

Bij het zoeken naar nieuwe mogelijkheden van technologieën gaat Mark Heijnen vooral uit van de eigen kracht van de organisatie: “We zijn van mening dat het gebruik van ICT zowel in de behandeling als in de bedrijfsvoering de meest bepalende succesfactor zal zijn. We willen uitblinken op het gebied van kwaliteit van management en medewerkers, de werkprocessen continu verbe¬teren en versimpelen, werken aan een open en actiegerichte cultuur op basis van een langeter¬mijnperspectief. Elders in het land worden ook goede dingen gedaan, maar als je ziet hoeveel werkbezoeken wij voor het EPD krijgen, dat is toch wel leuk. Dan doen we toch iets goed! "

Intranet

Om de interne kennis te waarborgen, te verspreiden én te verrijken, is het bestaande intranet ook onder de loep genomen. “De fundering voor een degelijk intranet is nooit gelegd. Zonder enige vorm van structuur werd informatie in een mapje gestopt. Elke vorm van integriteitcontrole blijft dan ook uit. Iemand kan een file verwijderen, zonder te weten dat er 10 keer naar gelinkt wordt.”

Om die reden is GGZ Noord-Holland- Noord gaan nadenken over de manier waarop informatie eenvoudiger en efficiënter gedeeld kan worden. Mark Heijnen: “Als je alle systemen even vergeet, hoe wil je dan kennis delen? Hoe lopen de informa¬tiestromen? Daarbij hebben we ook goed gekeken naar wat wij denken dat de toekomst is. En volgens ons is dat meer CMS dan DMS, omdat mensen straks geen documenten meer maken zoals ze nu doen. Informatie wordt straks direct in het proces ingevoerd in het systeem, middels een iPhone bijvoorbeeld. Een traditionele tekstverwerker is daarbij niet meer nodig” “Op die manier zijn we met Seneca/ Smartsite in contact gekomen” vervolgt Mark. “Door goed te kijken naar wat we nodig hebben om Enterprise Content Management in de organisatie toe te passen. Zo faciliteert Smartsite hergebruik van informatie en dat is erg belangrijk. Je stopt als het ware alle informatie in één bak en afhankelijk van het medium publiceer je vervolgens de juiste content. Dat is de visie die bij ons aansluit.”

Gerelateerde kennis

De introductie van een nieuw intranet is het begin van een nieuw tijdperk binnen deze GGZ-organisatie. “Met het op Smartsite gebaseerde intranet zijn we nu in staat om met relatief weinig inspanning informatie te relateren aan andere documenten.” somt Mark Heijnen de nieuwe mogelijkheden op. “We kunnen protocollen met hetzelfde onderwerp relateren, of protocollen per locatie. Daarnaast zijn de gegevens van alle medewerkers ingeladen in Smartsite. Zo kunnen we content gaan koppelen aan medewerkers.”

“Dit is zo krachtig”, zegt Mark, “dat je bijna niet meer kunt praten over een vaste structuur. Het is meer een soort ster, alles is met elkaar verbonden. Dit zouden we nooit kunnen doen met de technologie van het huidige intranet. Smartsite stelt ons in staat om op zeer efficiënte en op een eenvoudige manier van het ene content-item naar het andere te springen. Ik verwacht daar echt veel van. Ik denk dat mensen daar heel veel gemak van ondervinden! Veel organisaties hebben een intranet. Maar hoeveel hebben er werkelijk een waardeketen van informatie van gemaakt? Er zijn denk ik weinig bedrijven die dát hebben.”

Toekomst Intranet

Samen met Seneca, de leverancier van Smartsite, is een voortraject voor het intranet doorlopen met als resultaat een uitgebreid Functioneel Ontwerp. Mark Heijnen vertelt hier bevlogen over: “We liepen10 jaar achter met ons intranet. Met het live gaan van het nieuwe intranet maken we dus een enorme sprong in de tijd. Het Functioneel Ontwerp voor het nieuwe intranet bevatte dan ook alles wat we op dat moment wilden realiseren. Uiteindelijk is er vanwege beperkt budget, voor gekozen om een basis neer te zetten waar we tevreden mee zijn. In een tweede fase willen we de basis verder uitbreiden. Er ligt nog een waslijst van dingen die we graag zouden willen hebben!”

Grootse plannen dus in het digitale tijdperk bij GGZ Noord-Holland-Noord, maar draagt de digitalisering ook bij aan het verbeteren van de kwaliteit van zorg? “De kwaliteit van zorg heeft direct te maken met de persoonlijke relatie tussen patiënt en therapeut. Ervaart de patiënt voldoende vertrouwen, veiligheid en hoop? Wij denken dat professionals alleen dan voldoende vertrouwen bij hun patiënten kunnen genereren, wanneer ze in een organisatie werken waar ze vertrouwen en inspiratie ervaren, waar op een veilige manier over fouten gesproken kan worden en waarin ze uitgedaagd worden zich toetsbaar op te stellen. We lopen voorop in de sector met de introductie van de nieuwe manier van werken.”
Door goed samen te werken komt de ultiem digitaal werkende GGZ-instelling steeds dichterbij. “Maar we zijn er nog niet” zegt Mark Heijnen. “We zullen er nooit zijn, maar we zijn continu in ontwikkeling!”

Narrowcasting

GGZ Noord-Holland-Noord breidde de informatievoorziening aan cliënten en medewerkers uit, door content rechtstreeks te publiceren op beeldschermen (narrowcasting). Dit nieuwe communicatiekanaal is voor GGZ Noord-Holland-Noord (naast de website en intranet) ook gerealiseerd binnen haar content management systeem (CMS) Smartsite. "Wij willen content op een aantrekkelijke manier aanbieden aan ons publiek.” vertelt Mark Heijnen. “Een van onze doelstellingen was de aansluiting van de narrowcasting oplossing binnen Smartsite. Omdat deze net als het intranet en de website gebaseerd is op hetzelfde content management systeem, kost het relatief weinig tijd om informatie op dit kanaal aan te bieden. Een nieuwsartikel op intranet kan zo automatisch op een beeldscherm worden getoond. Op beeldschermen -in alleen voor personeel toegankelijke ruimten - zien medewerkers direct het laatste nieuws van de eigen, maar ook van andere afdelingen.”

“Daarnaast voorzien we cliënten in de wachtruimte van het laatste nieuws via beeldschermen. Hiervoor gebruiken we  een directe koppeling met de website en internet  (bijvoorbeeld nu.nl). De actuele informatie wordt aangevuld met praktische zaken, zoals bijeenkomsten, parkeergelegenheid en het niet-rokenbeleid.”
 
Op dit moment voorzien in totaal tien beeldschermen de cliënten en medewerkers op een aantrekkelijke manier van informatie. “Het concept zit zo goed in elkaar. We kunnen andere locaties eenvoudig koppelen” vertelt Mark Heijnen enthousiast. “Narrowcasting draait nu alleen nog op tien beeldschermen op locatie Heerhugowaard. Ik verwacht dat we binnenkort weer zes nieuwe schermen aansluiten op de locatie in Alkmaar.”